Die Heizkostenabrechnung ist für Hausbesitzer in der selbst genutzten Immobilie mit eigener Heizung einfach. Sie zahlen die Energiekosten sowie Wartung und Pflege der Heizung in vollem Umfang. Gleiches gilt für Mieter, die mit einer Gas-Etagenheizung selbst für ihre Energieversorgung verantwortlich sind. Sie müssen die Heizkosten aus den Kosten für den Energieversorger und dem Anteil der Heizungswartung an der Nebenkostenabrechnung ermitteln.
In Mietshäusern ist die Abrechnung durch die Heizkostenverordnung gesetzlich geregelt, sobald eine Zentralheizung für Warmwasser und Wärme sorgt. Die Kosten werden demnach auf alle Mieter und Eigentümer verteilt. Vermieter müssen laut Gesetz den Verbrauch erfassen und auf dieser Basis eine verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung erstellen. Sie können den Verbrauch mithilfe von Wärmemengenzählern oder Heizkostenverteilern messen. Der Warmwasserverbrauch muss ebenfalls einmal jährlich ermittelt werden.
Gesetzlich vorgegeben ist außerdem, dass nur ein Teil der Heizkostenabrechnung verbrauchsabhängig ermittelt werden darf. Der Vermieter legt hier 50 bis 70% fest. Die restlichen Kosten teilen sich anhand eines festen Verteilungsmodells zwischen den Wohneinheiten auf.
Ein Verhältnis von 70 zu 30 ist dabei üblich. So ist sichergestellt, dass auch die regelmäßigen, verbrauchsunabhängigen Kosten für die Wartung der Heizung, den Schornsteinfeger oder Betriebsstrom berücksichtigt und gerecht verteilt werden.